Как заполнить авансовый отчет: Образец заполнения авансового отчета в 2020 — 2021 годах

Содержание

Образец заполнения авансового отчета в 2020 и 2021 году подотчетным лицом

Зачем нужен авансовый отчет

Авансовый отчет выступает обязательным условием процедуры выдачи денег подотчет. Работник отчитывается о совершенных тратах в положенный срок посредством специальной отчетной формы. Ее основная цель — полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью этого документа проверяют движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, и списывают произведенные траты.

Кто является подотчетным лицом

Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник отчитывается в положенный срок посредством авансового отчета. Служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, является подотчетным лицом.

Авансы выдают не только работникам предприятия, но и внештатным служащим, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).

Подотчетные средства передаются ответственным сотрудникам не только в наличной форме, но и на банковскую карту путем безналичного перевода (письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).

Работодатель определяет круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники выражают согласие с назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые получают подотчетные средства.

Все подотчетные лица обязаны отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовую отчетность в бухгалтерию в положенный срок.

Срок сдачи

Положения п. 6.3 указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации в бухгалтерию производится в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер вправе оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или разработать персональную форму, утвердив ее приказом.

Документация ведется как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

  1. Отчет формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или выхода работника после больничного при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
  2. При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель применяет к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
  3. Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
  4. Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
  5. К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Порядок составления

Нужно отразить сведения:

  • об учреждении, номер и дату оформляемого документа;
  • о работнике, получившем авансирование;
  • величину выданных денежных средств и их целевое назначение;
  • фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм главного бухгалтера и служащего, получившего авансовую сумму. Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. Это подтверждает и пример заполнения авансового отчета. После оформления и отрыва расписка остается у подотчетного лица. На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Это номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок придется оформлять новый бланк.

Пошаговая инструкция

В организации заполнением авансового отчета занимаются подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший авансовые средства, заполняет лицевую сторону. Необходимо указать информацию:

  • краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
  • реквизиты документа — его номер и дату;
  • далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
  • фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
  • назначение выданной подотчет суммы.

После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

  • общая сумма;
  • денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
  • остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым проводится аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

Далее необходимо прописать оправдательную документацию: количество чеков и квитанций, подтверждающих расход.

В лицевой части документа отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.

Если по авансу образовался перерасход или, наоборот, остаток денежных средств, отразите это в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.

После табличной части ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

Далее заполняем оборотную сторону.

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Прописывайте не только их номер и дату, но и точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.

В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая отрезается и передается служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ, только если отчетность предоставлена в положенный срок.

Как бухгалтеру проверить отчет

Авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию в положенный срок. Руководитель предприятия вправе утвердить иной срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах и в учетной политике.

После того как работник предоставил отчетность по выданному авансу в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер проверяет не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.

После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.

Сроки отчета по командировке

Если работник заполняет бланк в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Авансовый отчет предоставляют в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными сотрудниками.

Авансовый отчет для индивидуальных предпринимателей

Если ИП имеет возможность вести хозяйственный учет, то заполнение авансовых отчетов ему не требуется. В случае ведения хозяйственного учета ИП надлежит заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с установленными правилами. ИП надлежит составлять финансовые отчеты для налоговой инспекции с целью корректной процедуры налогообложения. Вести хозяйственный учет можно, только если предприниматель оформил упрощенную систему налогообложения. В таких случаях отчеты составляются на основании фактически произведенных расходов и оформленных проводок.

Если ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Указания ЦБ РФ № 3210-У допускают возможность формирования регистров авансирования в специализированных бухгалтерских программах.

Порядок составления авансового отчета для ИП:

  • подотчетное лицо пишет заявление о предоставлении аванса;
  • бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер;
  • подотчетное лицо отчитывается о произведенных расходах, прикладывая все чеки;
  • формируется авансовый отчет;
  • данные о затратах вносятся в книгу учета доходов и расходов.

Наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетности по авансу для ИП на упрощенке.

Аналогичной является ситуация и для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД. Все приходные и расходные операции отражаются в книге учета доходов и расходов и подтверждаются приходными и расходными ордерами соответственно. Вся документация и отчетность подтверждаются подписью самого ИП. Реквизиты приходных и расходных ордеров вносятся в книгу учета по срокам их исполнения.

Как заполнить авансовый отчет в 1С Бухгалтерия 8

В процессе работы бухгалтер периодически сталкивается с оформлением авансового отчета. Как и у любого другого документа здесь имеется своя специфика и особенности. Предлагаем пошагово рассмотреть заполнение документа «Авансовый отчет», что будет полезно, если вы оформили аренду 1С и впервые столкнулись с таким документом. Итак, журнал «Авансовые отчеты» находится на вкладке меню «Банк и касса» в разделе «Касса».

Разберем подробно интерфейс и заполнение нового документа. Нажимаем клавишу «Создать». Открывается форма, которая имеет пункты для заполнения основными данными в шапке и несколько вкладок с табличной частью. Начнем с шапки:

Номер и дата – указывать не требуется, так как программа самостоятельно присваивает эти данные автоматически после проведения.

Организация – выбирается из списка. Если учет ведется только по одной организации, то название уже будет отображено в документе, если облачная 1С используется для нескольких компаний, то организацию нужно выбрать.

Подотчетное лицо – выбираем из справочника сотрудника, которому выдаются денежные средства или материальные ценности.

Склад – указывается только в том случае, когда необходимо отразить поступление товара или материалов.

Переходим к рассмотрению вкладок.

Вкладка «Авансы» должна содержать номер документа движения денежных средств, которые передаются под отчет сотруднику. Заполняется в случае, когда сотрудник должен отчитаться за ранее полученную сумму. Заполнение происходит вручную. Через кнопку «Добавить» выбирается необходимый кассовый документ (расходный кассовый ордер) или банковский документ (списание с расчетного счета) из соответствующего журнала. 

Обратите внимание, что в документе выдачи аванса должен стоять соответствующий вид операции. При выдаче наличных денег из кассы – «Выдача подотчетному лицу», а при перечислении безналичным способом, то есть списанием с расчетного счета, «Перечисление подотчетному лицу». Выбор данного параметра в авансовом отчете не предусмотрен, это значение устанавливает программа в зависимости от типа выбранного ранее документа движения денег:

Вкладка «Товары» регистрирует приобретенные подотчетным лицом товарно-материальные ценности. Заполнить можно через клавишу «Добавить» или «Подбор». Указывается документ-основание, например, «Товарный чек» и дата документа. Из номенклатурного справочника выбирается необходимый товар или создается новая номенклатурная единица. Обязательно нужно ввести количество и стоимость: 

Если товар приобретался у поставщика-организации, то в 1С в облаке вводится наименование контрагента в колонке «Поставщик». При предоставлении счета-фактуры с учетом НДС ставится галочка в колонке «СФ» и вводятся реквизиты документа. Также необходимо заполнить колонки «Счет учета» и «Счет НДС»:

Вкладка «Возвратная тара» отображает получение транспортировочной тары вместе с товаром, подлежащей возврату поставщику. Если тары не было, то вкладка не заполняется.

Вкладка «Оплата» заполняется, когда подотчетное лицо внесло оплату поставщику за ранее приобретенный товар, полученную услугу или в счет будущей поставки.

Вкладка «Прочее» отражает информацию по командировочным расходам. Сюда могут относиться: оплата билетов на проезд, оплата суточных, оплата жилья и другое. В обязательном порядке нужно внимательно заполнить колонки «Счет затрат», указать субконто, которые доступны. Также, если предоставлен счет-фактура, отмечается наличие в соответствующем поле и указывается номер и дата. После проведения авансового отчета в облачной 1С можно просмотреть и проверить сформировавшиеся проводки. Имейте в виду, что в зависимости от заполнения вкладок, проводки могут иметь отличия.

Документ «Авансовый отчет» обязательно нужно распечатать в унифицированной форме. Осуществляется этот процесс через клавишу «Авансовый отчет (АО-1)», расположенную вверху документа.

Печатная форма будет отражать все введенные данные:

Бухгалтерии предприятия 8 – Учет без забот

Опубликовано 22.10.2014 16:30
Автор: Administrator
Просмотров: 141340

С оформлением авансовых отчетов регулярно сталкивается практически каждый бухгалтер. Для кого-то эта операция уже привычная и рутинная, а кто-то только начинает разбираться с особенностями данного документа. В своей статье я подробно расскажу о том, как работать с авансовыми отчетами в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 и на какие моменты нужно обратить особое внимание. 

Для того, чтобы ввести в программу новый авансовый отчет, необходимо перейти на вкладку «Банк и касса» и выбрать пункт «Авансовые отчеты».                                                    

Добавляем новый документ, выбираем организацию (в том случае, если в базе ведется учет по нескольким организациям) и подотчетное лицо. Поле склад необходимо заполнить, если по авансовому отчету оформляется поступление товаров или материалов.

В документе несколько закладок. Рассмотрим, в каком случае заполняется каждая из них.

Самая первая закладка называется «Авансы», она предназначена для ввода информации о документе, которым выданы денежные средства сотруднику в подотчет. В том случае, если работник сначала получил необходимую для оплаты сумму, а потом за неё отчитывается, нужно заполнить эту закладку. Добавляем новую строку и выбираем нужный вид документа (это может быть расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета), а затем и сам документ, которым отражена выдача денег (можно добавить такой документ непосредственно во время работы с авансовым отчетом).                                                                          

Хочу обратить ваше внимание, что в документе обязательно должен быть указан вид операции «Выдача подотчетному лицу» (для выдачи наличных средств) и «Перечисление подотчетному лицу» (для списания с расчетного счета), иначе вы не сможете его выбрать в авансовом отчете.

Следующая закладка «Товары» предназначена для ввода информации о приобретенных подотчетным лицом ТМЦ. Добавляем новую строку и выбираем товар из справочника «Номенклатура», указываем количество, цену и сумму.     

В том случае, если поставщиком предъявлен счет-фактура, по которому НДС может быть принят к вычету, необходимо установить галочку «СФ» и заполнить реквизиты. При проведение авансового отчета документ «Счет-фактура полученный» будет создан автоматически.                                                  

Закладка «Возвратная тара» заполняется в том случае, если сотрудник получил у поставщиков тару, которую необходимо вернуть.

На закладку «Оплата» вносится информация о суммах, уплаченных подотчетным лицом поставщику в счет оплаты приобретенных ранее ТМЦ, услуг или авансом за будущие поставки.                                 

На закладке «Прочее» указывается информация о командировочных расходах (суточные, билеты и пр.). Нужно обязательно внимательно заполнить поле «Счет затрат» и выбрать все доступные субконто, а также установить галочку «СФ» при её наличии.

Проводки документа могут отличаться в зависимости от того, какие из закладок заполнены. В нашем случае, документ формирует следующие движения по счетам.                                                                                               

Для того, чтобы распечатать авансовый отчет предназначена кнопка «Авансовый отчет (АО-1)», расположенная в верхней части формы.                                                                   

Если у вас остались вопросы по заполнению авансовых отчетов в программах 1С, то вы можете задать их в комментариях к статье.  

А если вам нужно больше информации о работе в 1С: Бухгалтерии предприятия 8, то вы можете бесплатно получить нашу книгу по ссылке.

Автор статьи: Ольга Шулова

Давайте дружить в Facebook

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 


Добавить комментарий

Авансовый отчет, бланк авансового отчета, заполнение формы

Авансовый отчет — это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств под названием — форма № АО-1.

Выдача наличных денег под отчет производится через кассу организации по расходному кассовому ордеру, в котором указывается целевое назначение данной суммы. В бухгалтерии организации должен иметься приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет на хозяйственные расходы (включая приобретение горюче-смазочных материалов). Соответствующим приказом должны быть утверждены и сроки, на которые выдаются такие авансы (законодательно они не ограничены). Основанием для выдачи средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку.

Не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки, подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета составляется в единственном экземпляре.

Бланк авансового отчета двухсторонний. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои ФИО, отдел, в котором он числится, и табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.

На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте (например, на загранкомандировку), согласно правилам и действующему законодательству.

Дальнейшее оформление авансового отчета осуществляет бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 — 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер должен поставить отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме (цифрами и прописью), заполнить расписку на лицевой стороне бланка и передать ее подотчетному лицу. Далее на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, при необходимости, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.

Проверенный авансовый отчет должен быть подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса должен быть оприходован в кассу, перерасходованная сумма выдана подотчетному лицу в установленном порядке.

Не допускается — выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу.

См. также:

Оформить авансовый отчет
Образец авансового отчета — pdf
Образец авансового отчета — gif

Вопросы и ответы по форме

Авансовый отчёт. Бланк и образец 2021 года

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

  • их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
  • а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

  • фамилия, имя, отчество работника,
  • номер и дата отчета,
  • размер выданных к расходованию средств (прописью),
  • а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия: как сделать и заполнить

Не секрет, что у любой Организации достаточно часто возникает необходимость оформить покупку через авансовый отчет. И чтобы сделать авансовый отчет сразу правильно и без ошибок любому бухгалтеру хочется иметь образец заполнения документа в 1С. Разные виды операций в авансовом отчете в 1С 8.3 Бухгалтерия добавляют вопросов, а что же выбрать и как заполнить документ. Давайте разбираться:

  • какой вид операции выбрать в том или ином случае;
  • как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3.

Авансовые отчеты в 1С 8.3: пошаговая инструкция

На схеме ниже представлена пошаговая инструкция по работе с подотчетными лицами. Основных шагов всего три:

  • Аванс подотчетнику;
  • Отчет подотчетника;
  • Окончательный расчет.

Каждый шаг подробно описан – смело ищите свою ситуацию на схеме.

В данной статье мы подробно рассмотрим блок Отчет подотчетника. И начнем разбор с вопроса – Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3?

Больше материалов по теме – см. в нашем курсе Модуль 8. Расчеты с подотчетным лицом

Вид операции в авансовом отчете 1С 8.3

Оформление Авансового отчета осуществляется в разделе Банк и касса по ссылке Авансовые отчеты.

При создании документа сразу же возникает вопрос, – какой Вид операции выбрать?

Итак,

  • Авансовый отчет – это универсальный вариант, его можно использовать при любых обстоятельствах.
  • Авансовый отчет по командировке – упрощенный вариант, его рекомендуется выбирать для отчета по командировкам только, если подключен онлайн-сервис Smartway (Администрирование – Подключение данных Smartway).

Если вы приняли решение использовать в работе Авансовый отчет по командировкам, то обратите внимание на ряд ограничений в документе:

  • нет возможности указать данные счета-фактуры:
    • если подключен Smartway, то на все расходы с НДС создается документ Счет-фактура (Бланк строгой отчетности) с кодом вида операции – 23, без возможности его редактирования;
    • если Smartway не используется, то весь выделенный НДС автоматически списывается на расходы, не принимаемые в НУ.
  • нельзя использовать при выдаче подотчетных сумм в валюте:
    • по умолчанию задан счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» без возможности его редактирования на счет 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».

Авансовый отчет в 1С 8.3: образец заполнения

Теперь вы знаете, как делать Авансовый отчет в 1С 8.3. Перейдем к его заполнению.

Авансовый отчет

Документ с этим видом операций состоит из множества вкладок, что позволяет нам отразить разнообразные операции. Пройдемся по каждой вкладке.

Авансы – все выданные ранее подотчетные суммы (в т.ч. денежные документы), за которые отчитывается подотчетник.

Подробнее о выдаче денежных средств в подотчет на примере в нашем курсе Модуль 5. Касса Тема 5.4: Выдача денег из кассы в подотчет

Товары – ТМЦ закупленные подотчетником. На эти позиции не были выставлены документы в адрес нашей Организации, например, ТОРГ-12.

  • Документ (расхода) – документ, подтверждающий стоимость приобретенных ТМЦ;
  • Поставщик – продавец ТМЦ, обязательно заполняется при предоставлении счета-фактуры;
  • СФ – флажок устанавливается, только если был предоставлен дополнительно еще и СФ.

Оплата – заполняется, только если подотчетник оплатил товары (услуги), оприходованные документом Поступление (акт, накладная). Это полезно делать, если нужно, чтобы покупка попала в Акт сверки с контрагентом.

Прочее – расходы, у которых нет материальной формы и поэтому они не попали на вкладку Товары. Например, услуги, за которые отчитывается подотчетник.

  • Поставщик – поставщик услуг, поле обязательно заполняется при предоставлении счета-фактуры или БСО;
  • СФ – флажок устанавливается, только, если был предоставлен дополнительно еще и СФ. Если вместо СФ получен БСО, установите флажки СФ и БСО одновременно.

В строке итогов отражается финансовый результат от операции. В зависимости от наличия остатка или перерасхода зависят дальнейшие действия бухгалтера.

При интеграции программы со Smartway, данный вид документа также можно использовать. В этом случае загруженные из данного сервиса документы отразятся на дополнительной вкладке Билеты.

Авансовый отчет по командировке

В Авансовом отчете по командировкам нет вкладок, т.к. он не подразумевает внесение оплаты или приобретение ТМЦ. Как и следует из названия, этим документом отражаем только командировочные расходы. Теперь посмотрим, как заполнить шапку и табличную часть нашего документа.

  • Период – время, проведенное в командировке;
  • Суточные – размер суточных положенных подотчетнику, рассчитывается автоматически в зависимости от Периода. При необходимости можно изменить дневную ставку, перейдя по ссылке с суммой. В этой же форме заполняется аналитика по затратам.

Внимание! В данном документе отражаются только затраты по суточным для бухгалтерского и налогового учета. Чтобы учесть суточные в целях учета НДФЛ и страховых взносов необходимо внести дополнительные документы в блоке Зарплата. Подробно узнать о том, как учитывать сверхнормативные суточные и суточные в пределах норм можно в нашем курсе Модуль 9. Кадры и ЗП Тема 9.8. Начисление зарплаты за август.

  • Аванс – сумма аванса, выданного подотчетному лицу на командировку. По ссылке необходимо подобрать расчетные документы. Не попавшие в данный список подотчетные суммы отражаются как Предыдущий аванс (остаток) в Строке итогов.

В табличной части отражаются командировочные расходы, кроме билетов, загруженных через Smartway. Они учитываются на счете 76.41 «Приобретение билетов для командировок», отдельно от подотчетных сумм. Купленные Организацией билеты отражаются по ссылке Билеты, которая доступна только при подключении интеграции с Smartway.

Чтобы избежать проблем с вычетом НДС не рекомендуется вносить в документ расходы, не подтвержденные БСО, т.к. для каждой строки автоматом будет создан документ Счет-фактура (бланк строгой отчетности).

Почему нельзя принимать НДС к вычету по чеку см. в видеоуроке Принятие НДС к вычету по чеку в Модуле 8 Тема 8.1: Авансовый отчет на приобретение материалов за наличные.

Если расходы с выделенным НДС присутствуют, но нет счета-фактуры, то надо использовать универсальный вид операции Авансовый отчет. Он также подходит при работе со Smartway. Загруженные из данного сервиса документы отразятся на дополнительной вкладке Билеты.

Авансовый отчет: проводки в 1С 8.3

Теперь перейдем к заключительной части оформления нашего документа. Итак, какие же проводки сформирует документ при проведении.

Рассмотрим проводки по каждой вкладке документа Авансовый отчет:

  • Авансы – проводки не формируются, данные нужны только для информации и печатной формы.
  • Товары:
    • Дт счет учета ТМЦ Кт 71.01;
    • Дт 19.03 Кт 71.01 – если заполнена графа НДС;
  • Оплата – Дт счет расчетов Кт 71.01;
  • Прочее:
    • Дт счет затрат Кт 71.01;
    • Дт 19.04 Кт 71.01 – если заполнена графа НДС;
    • аналогично вкладке Товары – могут быть сформированы проводки по списанию НДС.

В Авансовом отчете по командировке проводки формируются только по счетам затрат для расходов, которые отражены по ссылке Суточные и в табличной части документа.

Стоимость билетов по командировке, загруженная из Smartway, отражается на вкладке Билеты авансового отчета или ее можно увидеть по ссылке Билеты в авансовом отчете по командировке. Проводка будет Дт счет затрат Кт 76.14.

Теперь вы знаете, чем в 1С Авансовый отчет отличается от Авансового отчета по командировке и никогда не запутаетесь при оформлении подотчетных сумм.


Поставьте вашу оценку этой статье: Загрузка…

Дата публикации: Дек 24, 2019

Поставьте вашу оценку этой статье:

Загрузка…

Авансовые отчеты в 1С:Бухгалтерия предриятия 2.0

Документ Авансовый отчет предназначен для отражения в учете расходов сотрудника организации за счет средств, полученных сотрудником под отчет.

Документ доступен из закладки «Касса» рабочего стола или через пункт верхнего меню «Касса».

При вводе документа в шапке нужно указать следующие реквизиты:

  • Физ. лицо — сотрудник организации, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства.
  • Склад — склад, на который приходуются товары, материалы и другие ценности, приобретенные подотчетным лицом.

ЗАПОЛНЕНИЕ АВАНСОВ

На закладке Авансы заполняется информация о суммах, полученных подотчетным лицом. Заполняются реквизиты: 

  • Документ аванса — документ, которым было отражено получение сотрудником средств под отчет (Расходный кассовый ордер, Списание с расчетного счета или Выдача денежных документов). При выборе Документа аванса реквизиты Сумма аванса, Валюта и Выдано заполняются автоматически.
  • Израсходовано — указывается фактически израсходованная часть суммы, полученной под отчет.

ПРИОБРЕТЕНИЕ ТОВАРОВ

На закладке Товары заполняется информация о товарно-материальных ценностях, приобретенных подотчетным лицом:

  • Номенклатура, Количество, Цена, Сумма, % НДС, НДС заполняются данными о приобретенных ценностях. 
  • Наименование документа (расхода), Номер документа и Дата документа необходимо заполнить для правильного формирования печатной формы авансового отчета.
  • Если к авансовому отчету приложен счет-фактура на приобретенные ценности, необходимо установить флажок СФ предъявлен, указать Поставщика и заполнить поля Дата СФ и Номер СФ. При проведении авансового отчета в этом случае будет автоматически создан документ Счет-фактура полученный.
  • Для формирования проводок по поступлению товарно-материальных ценностей от подотчетного лица необходимо заполнить поля Счет учета и Счет учета НДС. При выборе Номенклатуры реквизиты заполняются автоматически по данным регистра сведений Счета учета номенклатуры.

ПОСТУПЛЕНИЕ ТАРЫ

На закладке Тара заполняется информация о возвратной таре, полученной подотчетным лицом у поставщиков.

ОПЛАТА ПОСТАВЩИКУ

На закладке Оплата указывается информация о суммах, уплаченных поставщикам за ранее приобретенные товары, работы и услуги или уплаченные в качестве предоплаты. Заполняются реквизиты:

  • Контрагент — поставщик, которому была произведена оплата.
  • Договор — договор с контрагентом. Должен иметь вид «с поставщиком», «с комитентом (принципалом)» или «прочее».
  • Погашение задолженности — способ погашения задолженности перед поставщиком в разрезе документов расчетов. Необходимо выбрать один из возможных способов: Автоматически, По документу или Не погашать.
  • Документ расчетов — указывается только при выборе способа погашения задолженности По документу. В этом случае при проведении будет погашена задолженность только по указанному документу расчетов.
  • Сумма — сумма оплаты поставщику.
  • Сумма взаиморасчетов — сумма оплаты поставщику в валюте расчетов, указанной в Договоре.
  • Счет расчетов — счет учета, на котором при проведении будет погашаться остаток задолженности. Не указывается при выборе способа погашения задолженности Не погашать.
  • Счет авансов — счет учета, на который относится часть оплаты, оставшаяся нераспределенной после погашения задолженности контрагента.
  • Наименование вход. документа, Номер вход. документа и Дата вход. документа необходимо заполнить для правильного формирования печатной формы авансового отчета.

ПРОЧИЕ РАСХОДЫ

На закладке Прочее заполняется информация о других расходах, произведенных подотчетным лицом (командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и т. д.):

  • Наименование документа (расхода), Номер документа и Дата документа необходимо заполнить для правильного формирования печатной формы авансового отчета.

  • Если к авансовому отчету приложен счет-фактура на приобретенные ценности, необходимо установить флажок СФ предъявлен, указать Поставщика и заполнить реквизиты Дата СФ и Номер СФ. При проведении авансового отчета в этом случае будет автоматически создан документ Счет-фактура полученный. Флажок Бланк строгой отчетности устанавливается, если вычет НДС по командировочным расходам производится на основании полученного бланка строгой отчетности. Созданный счет-фактура при этом не регистрируется в Журнале учета полученных и выданных счетов-фактур.
  • Сумма, % НДС, НДС заполняются данными о произведенных расходах. 
  • Для формирования проводок по расходам необходимо заполнить реквизит Счет затрат (БУ), аналитику по этому счету и реквизит Счет учета НДС. Если организация является плательщиком налога на прибыль, дополнительно заполняется поле Счет затрат (НУ) и аналитика по этому счету. При выборе Номенклатуры счета учета заполняются автоматически по данным регистра сведений Счета учета номенклатуры.

       ПЕЧАТНЫЕ ФОРМЫ

Для документа Авансовый отчет предусмотрены следующие печатные формы:

  • АО-1 (Авансовый отчет)

       ВВОД НА ОСНОВАНИИ

На основании Авансового отчета можно ввести документ Счет-фактура полученный.

Руководство для малого бизнеса

6 мин. Читать

У нового малого бизнеса может не быть большого количества расходов, которые нужно отслеживать. Но по мере вашего роста ваши расходы умножатся. Вам нужно будет отслеживать, сколько вы тратите, с помощью формы отчета о расходах.

Отчет о расходах также поможет вам подготовиться ко времени уплаты налогов. Согласно The Balance, многие расходы могут быть вычтены из общей суммы задолженности.

Создание собственного отчета о расходах не должно быть сложной задачей.Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы узнать, как быстро и легко составить собственный отчет о расходах.

Не знаете, что такое отчет о расходах? В этой статье содержится прямое определение и обсуждается, почему отчеты о расходах важны для малого бизнеса.

В этой статье мы рассмотрим:

1. Выберите шаблон (или программу)

Чтобы составить отчет о расходах, вы должны использовать либо шаблон, либо программу для отслеживания расходов. Составление отчета о расходах с нуля может занять много времени.

Чтобы создать отчет о расходах в Excel, PDF, Word или других популярных программах, вам необходимо скачать шаблон. Вот несколько вариантов:

Настройте шаблон, указав название вашей компании, диапазон дат, за который вы составляете отчет, и свое имя.

Чтобы сэкономить время по мере роста вашего бизнеса (и количества расходов), вам нужно перейти на программное обеспечение для отслеживания расходов. Свяжите свой бизнес-банковский счет, чтобы расходы добавлялись по мере вашего продвижения. Или используйте соответствующее приложение, чтобы сфотографировать бумажные квитанции по мере их получения.

Вот образец отчета о расходах, созданный с помощью FreshBooks:

Источник: FreshBooks

2. Отредактируйте столбцы

В отчетах о расходах

FreshBooks есть стандартные столбцы, которые при необходимости можно использовать для адаптации шаблона отчета о расходах. В столбцах:

  • Дата: когда товар был куплен
  • Продавец: у кого был куплен товар
  • Клиент: какому клиенту товар был куплен за
    • Проект
  • : за какой проект куплен предмет
  • Аккаунт: указать клиента или проект
  • Автор: купивший товар
  • Примечания: примечания для объяснения расхода
  • Сумма: стоимость расхода

Ваши столбцы должны отражать общие расходы вашего бизнеса.Если вы регулярно водите клиентов на кофе или ужин, вам нужна колонка «Поездки и питание». Если вы управляете транспортным средством в деловых целях, вам понадобится столбец «Расходы на легковые и грузовые автомобили», согласно The Balance.

В отчетах о расходах можно разделить расходы по налоговым категориям, например по арендной плате. Это связано с тем, что IRS позволяет компаниям заявлять о некоторых расходах в качестве вычетов и просит их разбить итоги по категориям (в этой статье есть дополнительная информация).

Эти категории включают:

  • Реклама
  • Расходы на легковые и грузовые автомобили
  • Программы льгот сотрудникам
  • Страхование
  • Проценты
  • Ипотека
  • Офисные расходы
  • Пенсии и планы участия в прибыли
  • Аренда или сдача в аренду
  • Ремонт и обслуживание
  • Налоги и лицензии
  • Проезд и питание
  • Утилиты
  • Заработная плата

3.Добавить расходы с разбивкой по статьям

Добавьте каждый расход в новую строку, не забывая заполнять как можно больше информации. Обязательно укажите, на какого клиента и на какой проект рассчитаны расходы, чтобы обеспечить точное отслеживание.

Введите свои расходы в хронологическом порядке, чтобы в конце были самые последние расходы. Добавьте сумму каждого расхода, включая налог.

4. Сложите общую сумму

Каждая категория содержит промежуточный итог в отчете о расходах, а затем общую сумму всех расходов. Вы можете добавить эту функцию в свой шаблон отчета о расходах, если хотите, чтобы лучше видеть, как вы тратите в каждой категории.

Затем найдите сумму. Учитывайте все предыдущие излишки или недоплаты, если вы возмещаете сотруднику.

5. При необходимости приложите квитанции

Сотрудникам, подающим отчеты о расходах на возмещение, необходимо обязательно приложить квитанции для обоснования своих требований. При печати отчета о расходах прикрепите квитанции к листу бумаги для принтера и сделайте ксерокопии, чтобы сохранить оригиналы.

При подаче отчета о расходах в электронном виде отсканируйте квитанции и прикрепите их в виде файлов.Только в этом случае сотруднику может быть выплачена компенсация.

Даже если вы являетесь владельцем компании, составляющим отчет о расходах для отслеживания расходов, вам необходимо сохранять соответствующие квитанции или счета. Если вы вычитаете свои расходы по налогам, вам нужна резервная копия на случай проверки, согласно The Balance.

6. Распечатать или отправить отчет

Теперь ваш отчет о расходах готов. Во-первых, дважды проверьте свою работу, особенно цифры и общую сумму.

Программа для отслеживания расходов

может экспортировать ваш отчет в Excel, чтобы вам было проще распечатать его или поделиться им.

Еще спрашивают:

Что входит в отчет о расходах?

Отчет о расходах обычно представляет собой электронную таблицу. В таблице расходов обычно можно найти следующие элементы:

  • Название компании
  • Ваше имя
  • Диапазон дат или период времени
  • Столбцы, такие как дата, описание или объяснение, код, столбцы категорий, такие как «топливо или пробег».
  • Перечень расходов
  • Итого
  • Всего
  • Зона для расписки менеджера по расходам

Как создать ведомость расходов?

Отчет о расходах — это то же самое, что и отчет о расходах.Чтобы создать ведомость расходов, выполните указанные выше действия.

Вкратце, шаги по созданию ведомости расходов:

  • Выберите шаблон или программу для отслеживания расходов
  • При необходимости измените столбцы и категории (например, аренда или пробег).
  • Добавить подробные расходы к расходам
  • Суммируем
  • Прикрепите или сохраните соответствующие квитанции
  • Распечатать или отправить отчет по электронной почте

Как управлять своими расходами в Excel?

Создание электронной таблицы отчета о расходах в Excel — простой способ управлять своими расходами.

У вас есть несколько вариантов. Вы можете скачать шаблон отчета о расходах в Excel. В Microsoft Office есть отличный шаблон для Excel. Он имеет типичные категории деловых и командировочных расходов и автоматически рассчитывает общую сумму.

Вы также можете создать свою собственную электронную таблицу Excel с нуля:

  1. Открыть новую таблицу Excel
  2. Напишите название вашей компании, отслеживаемый период времени и ваше имя в верхних полях слева.
  3. Оставьте один ряд черным.Создайте столбцы для категоризации информации о ваших расходах. Стандартные столбцы слева направо включают расходы, тип, дату и сумму.
  4. Составьте список своих расходов, от самых последних до самых последних
  5. Сложите все расходы и включите сумму, указанную внизу. Напишите рядом с ним «Итого».
  6. Распечатайте или отправьте отчет о расходах по электронной почте

Как мне составить отчет о коммерческих расходах? | Малый бизнес

Деловые люди постоянно путешествуют, особенно торговые представители и руководители компаний.Большинство сотрудников должны использовать свою кредитную карту для оплаты авиабилетов, отелей, еды, проезда в такси и даже чаевых. Следовательно, им необходимо возместить свои расходы. В большинстве компаний существует определенная процедура отчетности о расходах, которая обычно предполагает заполнение отчета о расходах. Сотрудникам обычно необходимо заполнять отчеты о расходах вручную или в электронном виде.

Изучите политику вашей компании в отношении заполнения отчетов о расходах в соответствии с «Политикой в ​​отношении командировок для сотрудников» в справочнике для сотрудников.org, справочный сайт о деловых поездках. Изучите руководство компании или руководство по политике в отношении поездок. Позвоните в отдел кадров, если вы не совсем понимаете процедуры составления отчетов о расходах, или поговорите со своим руководителем.

Получите копию отчета о расходах или войдите в онлайн-версию, если ваша компания использует такие отчеты о расходах. Просмотрите отчет о расходах перед его заполнением.

Возьмите все квитанции о командировке. Распределите поступления по видам расходов.Например, получите чеки на еду и расположите их по дате.

Распечатайте или введите свое имя, дату и цель поездки. Включите конкретную неделю, когда произошли расходы. Используйте дату окончания недели или записывайте каждый день отдельно, в зависимости от формата формы.

Возьмите ручку и отметьте все личные расходы в своих квитанциях. Вычтите из квитанции все личные расходы из любых коммерческих расходов. Запишите разницу в квитанции и впоследствии используйте эту сумму для целей отчетности.

Запишите свои авиабилеты, пробег автомобиля, аренду автомобиля, парковку, питание, дорожные сборы и другие расходы в конкретный день, когда они произошли. Заполните все расходы, пока не пройдете все квитанции. Предоставьте полные объяснения любых расходов, которые вам необходимо записать в отчете о расходах.

Добавьте итоги за каждый день и запишите их в отчете о расходах. Пересчитайте все итоги, чтобы убедиться в точности.

Вычтите все деньги, полученные заранее за командировку.

Подпишите и поставьте дату в отчете о расходах. Прикрепите к нему все чеки. Если вы заполняете электронный отчет о расходах, следуйте процедурам получения в вашей компании.

Сдайте отчет о расходах своему руководителю. Дайте ей время просмотреть его. Получите подпись своего руководителя.

Включите отчет о расходах в счет кредиторской задолженности или в конкретный отдел, который обрабатывает все отчеты о расходах.

Ссылки

Ресурсы

Советы

  • Всегда будьте честны, сообщая о своих расходах, согласно статье «Проверяйте номера отчетов о расходах, прежде чем это сделает начальник» в USA Today.Честность — это не только достойная и почетная черта, человек потенциально может попасть в беду из-за мошенничества с отчетами о расходах. Онлайн-отчеты о расходах становятся постоянными записями. Ваш начальник или высшее руководство могут время от времени просматривать их.

Как написать отчет о коммерческих расходах

Если вы владеете малым бизнесом, рано или поздно вам придется отслеживать повседневные расходы своей компании, создавая свое предприятие с нуля.

Это может показаться ненужным, когда вы только начинаете, поскольку ваши меньшие капитальные затраты могут показаться несущественными и мало повлиять на ваш бизнес.Но чем раньше вы начнете регулярно составлять отчет о коммерческих расходах, тем меньше работы вам придется выполнять во время налогового сезона и в периоды, когда ваш операционный капитал невелик.

Что такое отчет о коммерческих расходах?

Если название является каким-либо указанием, отчеты о деловых расходах выглядят так, как если бы они отслеживали каждый цент, который вы тратите, управляя своей компанией, но, хотя это в некоторой степени верно, это не совсем то, что есть. Отчеты о расходах — это, по сути, формы, в которых суммируются все деньги, потраченные на поездки, питание, проживание, обучение, непредвиденные расходы и развлечения, которые сотрудник или владелец бизнеса покупает из своего собственного кармана, а не использует ранее предоставленные суточные.

Форма или отчет заполняются на регулярной основе (обычно ежемесячно или ежеквартально), а затем отправляются бухгалтеру компании, в отдел кредиторской задолженности или владельцу. После того, как расходы были обоснованы квитанцией о покупке и одобрении компании, лицу, подавшему отчет, отправляется чек на возмещение понесенных расходов.

Причины, по которым вам необходимо использовать отчет о коммерческих расходах

Отчеты о расходах могут быть утомительной работой, но в конечном итоге они служат интересам компании в случае финансового спора или аудита.Регулярно заполняя эти отчеты, вы можете убедиться, что вы и ваши сотрудники правильно составляете бюджет расходов, необходимых для поддержания финансовой безопасности вашего бизнеса, а также для поддержания морального духа и доброй воли компании.

Ни один сотрудник (или владелец бизнеса) никогда не захочет использовать свои личные средства для выполнения работы, для которой их наняли за зарплату. Таким образом, ведение и подача отчета о расходах оставляет все вовлеченные стороны в более выгодном финансовом положении, чем позволять брать на себя такие расходы сотруднику или собственнику, а не компании.

Если вы индивидуальный предприниматель или управляете микробизнесом, отчеты о расходах могут показаться глупыми, но, опять же, они так же важны для вашей компании, как и для сотрудника такой корпорации, как Apple или Disney. Отслеживание того, куда вы тратите свои средства для участия в профессиональной деятельности малого бизнеса, является частью финансового контроля вашего бизнеса и должно использоваться при подаче налоговой декларации, чтобы точно учитывать, сколько денег ваша компания потратила в течение года.

Как составить отчет о расходах, адаптированный для вашего бизнеса

Отдельные отрасли могут определять, какие формы отчетов о расходах вашего малого бизнеса должны содержать, в зависимости от того, какие затраты являются стандартными для вашей компании при ведении бизнеса.Например, если ряд ваших сотрудников занимается продажами, и ожидается, что они время от времени будут приглашать потенциальных и постоянных клиентов на обед или ужин, форма отчета о расходах вашего бизнеса должна отражать возможность для члена отдела продаж представить квитанцию ​​на еду. развлечения и подробности о расходах легко, так что они могут быть возмещены за сумму, потраченную на то, чтобы пообедать и пообедать клиента. Следовательно, запись или код для приема пищи должны быть стандартными в форме отчета о расходах вашей компании.

Еще один пример эффективной адаптации отчетов о расходах вашего малого бизнеса к вашим потребностям — это ввести код или запись, посвященную оплате обучения или конференции. Сегодня во многих отраслях необходимо оставаться на вершине новых технологий, проводить мозговые штурмы в мозговых центрах или обновлять сертификаты, чтобы оставаться конкурентоспособными. Если ваша компания не учитывает такие мероприятия и семинары на регулярной основе в годовом бюджете, то включение этой опции в индивидуальный отчет о расходах для возмещения является удобным и разумным выбором.& nbsp;

Шаблоны или образцы общих отчетов о коммерческих расходах можно легко найти в Интернете, но каждый малый бизнес уникален, и вам следует попытаться изменить любые шаблоны, чтобы отразить потребности вашего бизнеса. Иногда эти шаблоны существуют только в печатном бумажном формате, а другие — в цифровом формате. В любом случае не забудьте убедиться, что все затраты, запрашиваемые для возмещения, подтверждаются счетом или квитанцией. Это не только надежная мера для ваших бухгалтерских файлов, но также может потребоваться, если потребуется налоговая проверка.

Если вы никогда раньше не использовали отчет о расходах и не можете определить, хотите ли вы использовать бумажную форму или онлайн-вариант, начните с бумажного отчета, пока у вас не появится привычка заполнять его, прежде чем переходить на облачный сервис или цифровое приложение.

Пример базового отчета о расходах малого бизнеса приведен ниже:

Образец отчета о коммерческих расходах.

Этот шаблон может быть упрощенным, но он фиксирует минимум того, что следует отслеживать в отчетах о расходах вашей компании, и его можно легко изменить, включив в него больше категорий или множество событий.Сотрудники, которые часто ездят на конференции, развлекают клиентов или участвуют в нескольких учебных семинарах и сессиях каждый год, должны иметь возможность вводить всю свою информацию за месяц (или дольше) в каждую форму.

Если приведенный выше шаблон является слишком примитивным, простой онлайн-поиск может выявить большой выбор бумажных и цифровых отчетов о расходах на выбор. Если вас интересуют облачные сервисы отслеживания отчетов о расходах, такие компании, как Procurify, Zoho Expense и Rydoo, предлагают популярные системы, которые делают учет расходов простым и интуитивно понятным.

Как получить финансовый контроль над малым бизнесом

Владельцам малого бизнеса было бы разумно начать использовать отчеты о расходах, как только они смогут начать процесс развития своей компании. Помимо предоставления вам возможности отслеживать, куда идут деньги вашего малого бизнеса в любой момент времени, они позволяют вам подготовиться к налоговому сезону и опережать аудит, а также убеждают сотрудников, что они чувствуют себя ценными, зная их компанию. покрывает расходы, понесенные в то время, когда они были сосредоточены на своей работе.

Успешная компания — это компания, в которой фискальный контроль прочно находится в руках владельца бизнеса, и устоявшаяся система отчетов о коммерческих расходах может помочь вам в этом.

Как создать отчет о расходах (+ шаблоны)

Возможно, у вас сложилось ошибочное впечатление, что отчеты о расходах необходимы только для крупных предприятий с тысячами сотрудников.

Хотя это правда, что средние и крупные компании обрабатывают тысячи отчетов о расходах ежегодно, отчет о расходах не менее важен для малых предприятий, а в некоторых случаях может быть даже более важным.

Еще один миф заключается в том, что отчеты о расходах необходимы только вашим сотрудникам. Не правда.

Отчет о расходах — это , необходимый для любого сотрудника, который хочет получить компенсацию за понесенные им деловые расходы, такие как пробег, бензин или питание.

Но как владелец бизнеса вы также должны отслеживать любые деловые расходы, которые вы можете понести сами.

Хотя необходимость может быть другой, создание отчета о расходах может существенно помочь вам в ваших обычных деловых операциях, позволяя вам точно знать, сколько вы потратили на бензин, пробег или транспорт в течение года.

Эта информация может быть неоценимой при подготовке налоговых деклараций вашего бизнеса или даже для создания финансовых прогнозов на следующий год.

Как создать собственный отчет о расходах
  • Отчеты о расходах предназначены не только для ваших сотрудников. Заполнение отчета о собственных расходах поможет вам лучше отслеживать уровень своих расходов.
  • Большинство бухгалтерских программных приложений не позволяют создавать отчеты о расходах. Вместо этого они работают со сторонними приложениями для получения изображений квитанций, записи расходов и создания отчетов о расходах.
  • Если вам нужны бесплатные шаблоны отчетов о расходах, обратите внимание на те, которые предлагаются в Microsoft Excel. У него есть несколько вариантов для отслеживания расходов, а также журнал пробега и шаблон для оценки затрат.

Что такое отчет о расходах?

Отчет о расходах отслеживает расходы, понесенные в ходе выполнения необходимых должностных обязанностей. Отчет о расходах может включать в себя множество вещей: журнал пробега, используемый для возмещения расходов, квитанцию ​​о расходах на гостиницу и парковку или отчет о расходах на питание и развлечения.

Какая информация обычно содержится в отчете о расходах?

  • Дата расходования
  • Тип расхода (питание, проживание, парковка, пробег и т. Д.)
  • Общая сумма расхода
  • Счет расходов должен быть отнесен на
  • Промежуточный итог по каждому расходу по категориям
  • Общая сумма всех расходов
  • Вычитание любых денежных авансов
  • Общая сумма, причитающаяся сотруднику

В прошлом создание отчета о расходах было ужасной задачей, но внедрение приложений для отчетов о расходах, а также простые в использовании шаблоны, сделали процесс менее утомительным.

Во многих случаях отчеты о расходах обычно используются для детализации расходов сотрудников, по которым этот сотрудник запрашивает возмещение, но отчеты о расходах также могут использоваться для обоснования расходов, понесенных при использовании кредитных карт, предоставленных компанией.

Преимущества использования отчета о расходах

По состоянию на 2018 год насчитывается более 30,2 миллиона владельцев малого бизнеса, и они, вероятно, готовят множество отчетов о расходах.

Конечно, владельцы бизнеса являются основным получателем отчетов о расходах.Подробный отчет от ваших сотрудников (или от вас самих) позволяет вам точно увидеть, сколько на самом деле составляют ваши командировочные расходы.

Наличие этой информации на кончиках ваших пальцев также позволяет вам лучше составить бюджет для этих расходов или, возможно, сократить командировочные расходы, если затраты чрезмерны.

Как создать отчет о расходах

Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса, такое как QuickBooks Online, Xero или FreshBooks, вы, вероятно, знаете, что в этих и подобных приложениях невозможно создать отчет о расходах.

Вместо этого большинство бухгалтерских приложений для малого бизнеса работают в партнерстве со сторонними приложениями для отчетов о расходах, которые были созданы специально для управления расходами и создания отчетов о расходах.

Вы также можете использовать один из бесплатных шаблонов, которые можно найти в Интернете, или шаблон Microsoft Excel.

Существует множество способов создания отчета о расходах в зависимости от вашего бизнеса, бухгалтерского программного обеспечения, которое вы используете, и степени автоматизации этого процесса.Независимо от инструментов, которые вы используете, самое главное — создать их.

Используйте один из шаблонов, доступных в Интернете

Многие малые предприятия предпочитают использовать общий шаблон отчета о расходах, подобный тому, который предлагается в Excel. Шаблоны Excel можно легко загрузить, и вы можете вводить данные по отдельным позициям в соответствующие столбцы, где они будут автоматически рассчитаны.

Этот шаблон Excel отслеживает расходы по категориям с автоматическим расчетом.

Источник: программа Microsoft Excel.

Эта таблица Excel может быть особенно удобна для малых предприятий, которые хотят отслеживать расходы без дополнительных затрат на приобретение дополнительного программного обеспечения.

Категории бизнес-расходов по умолчанию, включенные в шаблон, удобны, и при желании их можно легко редактировать. Вы всегда можете добавить дополнительный столбец, если у вас есть другие расходы, не попадающие в эти категории.

Конечно, информация в электронной таблице должна быть введена в ваше бухгалтерское программное обеспечение, чтобы обрабатывать любые возмещения, причитающиеся вашим сотрудникам, и чтобы ваши бизнес-расходы были точными и актуальными в вашем бухгалтерском программном приложении.

Используйте бухгалтерское программное обеспечение

Хотя бухгалтерское программное обеспечение играет жизненно важную роль в процессе управления расходами, большинство приложений бухгалтерского учета для малого бизнеса, представленных сегодня на рынке, не позволяют создавать отчеты о расходах.

Вместо этого вы можете выбрать одно из множества сторонних приложений для управления расходами, которые разработаны специально для этой цели.

Используйте программное обеспечение для управления расходами

Certify предлагает прямую интеграцию с QuickBooks Online, а Abacus интегрируется с QuickBooks Online, Sage и Xero.

ReceiptBank — еще одно доступное по цене приложение для управления расходами, которое автоматизирует весь процесс создания отчетов. Даже Zoho предлагает приложение Expense Management, предназначенное для интеграции с Zoho Books.

Преимущество использования этих сторонних приложений — уровень автоматизации, который они вносят в процесс создания отчета о расходах.

Эти приложения предназначены для следующих целей:

  • Захват изображений чеков
  • Согласование расходов с финансовыми учреждениями
  • Автоматическое создание отчетов о расходах
  • Направление к соответствующему лицу (лицам) для утверждения

Шаблоны отчетов о расходах

Несмотря на то, что в Интернете доступно множество шаблонов отчетов о расходах, лучше всего использовать один из многих шаблонов отчетов о расходах, доступных в Excel.

Отчет о расходах Excel с пробегом

Шаблон отчета о расходах с пробегом дает вам возможность адекватно отслеживать общие расходы, включая гостиницу, питание и транспорт, но действительно полезной частью является его способность отслеживать транспортные расходы.

Отчет о расходах Microsoft Excel с пробегом прекрасно отслеживает транспортировку и пробег.

Источник: программа Microsoft Excel.

Вы можете ввести начальный и конечный пробег, и электронная таблица автоматически рассчитает соответствующий расход.Интерфейс приятно спланирован и отображает итоги для каждой из включенных категорий в верхней части электронной таблицы, которые можно легко добавить в бухгалтерское программное обеспечение, чтобы обрабатывать возмещения или просто отслеживать расходы.

Калькулятор командировочных расходов Excel

Калькулятор командировочных расходов не является шаблоном отчета о расходах, но предоставляет вам и вашим сотрудникам простой способ рассчитать потенциальные расходы, указав расходы на транспорт, проживание и питание, со столбцами для каждого из них.Это может оказаться полезным инструментом для определения финансовой целесообразности поездки до того, как нести расходы, и это может быть особенно полезно, если ваш бизнес работает с ограниченным бюджетом.

Журнал пробега и отчет о расходах Excel

Журнал пробега и отчет о расходах может быть незаменимым инструментом для любого, кто проводит много времени в дороге, и он доступен как вам, так и вашим сотрудникам.

Отчетность о расходах для вашего бизнеса

Независимо от того, работаете ли вы в одиночку или руководите персоналом из 10 человек, отчетность о расходах является важной частью вашей бизнес-операции.Если вы или ваши сотрудники часто бываете в дороге (или в аэропортах), стоит потратить время на то, чтобы выяснить, как лучше всего создавать отчеты о расходах.

Время будет потрачено не зря!

Как написать отчет о коммерческих расходах

Когда вы слышите термин «отчет о коммерческих расходах», это может показаться немного вводящим в заблуждение. Вы можете подумать, что такие записи предназначены для отслеживания каждой покупки, совершаемой вашим предприятием, или всех финансовых обязательств, взятых на себя вашим бизнесом. Фактически, эти отчеты предназначены для документирования затрат, которые владелец или служащий покрывает из своего собственного кармана, которые требуют возмещения со стороны бизнеса.

Такие расходы могут включать личные расходы на командировки компании, канцелярские принадлежности, корпоративное обучение или курсовую работу и т. Д. По сути, если владелец или работодатель тратит деньги на то, что обычно покрывает бизнес, они должны подать отчет о расходах, чтобы получить возмещение. и гарантировать, что компания должным образом учитывает все расходы.

Зачем нужно составлять отчеты о коммерческих расходах

Как упоминалось выше, отчеты о коммерческих расходах помогают сотрудникам и предприятиям документировать свои общие расходы.Даже если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, мы рекомендуем вам создавать отчеты о коммерческих расходах. Вы найдете такие записи полезными для составления бюджета и расчета ваших ежегодных налоговых обязательств.

Некоторые личные расходы вычитаются из налогов на малый бизнес: такие статьи, как а) процент от вашей арендной платы или ипотеки и ваших коммунальных услуг, если ваш офис находится в вашем доме, и б) часть пробега, пройденного на вашей собственной машине по работе. целей, в связи с дополнительным износом транспортного средства.О последнем мы поговорим подробнее ниже. Если вы ведете точные отчеты о расходах, вам будет намного проще составлять таблицы ваших налоговых вычетов, когда придет время.

Если у вас крупная компания с одним или несколькими сотрудниками, отчеты о расходах содержат бумажный след, который защищает ваших сотрудников и ваше предприятие в случае возникновения споров относительно того, кто за что заплатил. В отчетах о расходах также указывается право собственности в случае подачи уголовного или гражданского иска. Например, если вы используете свое личное мобильное устройство для ведения бизнеса, ваш работодатель может иметь право получить доступ к записям и данным на вашем устройстве или даже полностью их изъять.Если ваша компания возместит вам часть вашего тарифного плана или полностью оплатит счет, их право собственности может увеличиться.

Что содержит отчет о коммерческих расходах

Отчеты о коммерческих расходах не стандартизированы и должны быть адаптированы к потребностям вашего бизнеса. Однако есть некоторая информация, которую обычно включают независимо от отрасли:

  • Имя и контактная информация лица, запрашивающего компенсацию
  • Описание расхода или подробный список, если отчет включает более одного расхода
  • Дата покупки
  • Всего потрачено
  • Назначение счета и / или счета клиента, для которого он был куплен
  • Вычитание любых полученных денежных авансов, которые должны быть применены к общей стоимости
  • Окончательная сумма иска
  • Место для подписи и утверждения запроса принимающим

Базовый отчет о расходах выглядит примерно так, как в примере ниже.Вы заметите, что этот отчет включает всю указанную нами информацию.

Фотография предоставлена: Example.com

Не забудьте приложить к отчету документацию, подтверждающую вашу претензию, — такие элементы, как счета, квитанции или выписки по кредитной карте с выделенными соответствующими покупками. И помните, что эти записи должны подаваться через регулярные промежутки времени (еженедельно, ежемесячно или ежеквартально) в бухгалтерию, вашему бухгалтеру или владельцу бизнеса — в зависимости от размера вашей компании.

Специализированные отчеты о коммерческих расходах

Как отмечалось выше, многие предприятия изменяют свои отчеты о расходах, чтобы отразить характер своего предприятия. Например, если вы занимаетесь продажами, вы можете потратить много денег на привлечение и обед потенциальных клиентов. Вам нужно, чтобы шаблон для ваших отчетов отражал эту реальность, возможно, с местом, где указывалось бы, что вы обсуждали при каждом трапезе. Эта информация будет полезна, если ваш бизнес когда-либо будет проверяться IRS.

Существует несколько специализированных отчетов о расходах, которые можно использовать в различных отраслях. Мы рассмотрим их сейчас.

Отчет о командировочных расходах

Многие компании нуждаются в поездках — будь то посещение удаленных клиентов, участие в конференциях, встреча с поставщиками или продажа вашего товара на коммерческом мероприятии. Если у вас или ваших сотрудников нет отдельной бизнес-кредитной карты, вы, скорее всего, будете снимать расходы на питание, аренду автомобилей или поездки, проживание и другие непредвиденные расходы с личной кредитной карты, а позже требовать возмещения от компании.Здесь на помощь приходит отчет о командировочных расходах. Вот образец:

Фотография предоставлена: Samplewords.com

Обратите внимание, как в этом измененном отчете есть место для ежедневного перечисления стоимости отдельных командировочных расходов и поля для записи некоторых деталей о характере поездки. Опять же, в случае аудита эта информация окажется полезной, поскольку такие факты подтвердят, что целью вашей поездки действительно был бизнес.

Отчет о расходах на пробег

Многие владельцы бизнеса и сотрудники добираются на работу на личном автомобиле или используют свои автомобили для корпоративных доставок, встреч и т. Д.Если это так для вашего предприятия, вы можете возместить своим сотрудникам или себе как владельцу определенную сумму денег за милю пройденного пути, поскольку каждая миля теоретически увеличивает износ транспортного средства.

Независимо от того, есть ли у вашей компании план возмещения миль или нет, IRS допускает небольшой налоговый вычет за милю. В 2019 году вы можете вычесть 58 центов из ваших личных налогов за каждую милю, которую вы проехали на собственном автомобиле в деловых целях. Это на 3,5 цента за милю больше вычета, разрешенного в 2018 году.

Таким образом, будет разумно отслеживать километраж, пройденный на работу на личном автомобиле, независимо от политики компании. Используйте отчет о расходах на пробег, как показано ниже.

Фотография предоставлена: Example.com

Как видите, компания в этом примере решила возместить своим сотрудникам 40 центов за милю, но эта ставка будет варьироваться от компании к компании. Для бизнеса не обязательно возмещать своим сотрудникам расходы на поездки на личном автомобиле, но компании должны предоставить некоторую компенсацию, если вы используете свой собственный автомобиль для ведения бизнеса.Это подводит нас к другой теме, которая имеет решающее значение для владельцев малого бизнеса.

Создание политики возмещения расходов

Независимо от размера вашего предприятия, разумно разработать политику возмещения расходов. Таким образом, у вас будут инструкции и процедуры по мере роста вашего бизнеса. Вот несколько тем, которые следует рассмотреть в вашей политике:

  • Подробное описание предметов, которые вы возместите, и того, что вы не возместите
  • Срок, в течение которого сотрудники должны подавать отчеты (например, не более 30 дней после первоначальной покупки)
  • Требуется ли для получения возмещения затрат на крупные билеты, такие как конференции или билеты на самолет, предварительное одобрение соответствующего лица (лиц)
  • Какие подтверждающие документы вам требуются для погашения (т.д., достаточно ли ксерокопии или распечатки квитанции, или вам нужно предоставить оригинал?)

Как легко создать отчет о коммерческих расходах

Теперь, когда мы объяснили, почему владельцы бизнеса должны подавать отчеты о коммерческих расходах, что входит в такой отчет, а также передовой опыт работы с этими отчетами, давайте рассмотрим несколько простых способов их создания. Microsoft Excel предлагает базовый шаблон для отчета о расходах, который завершает все расчеты за вас, как и Google Spreadsheets.

Excel также предоставляет шаблон для командировочных расходов, который автоматически заносит в таблицу запрошенное вами погашение на основе категорий и параметров, которые вы предоставляете, таких как сумма, которую ваша компания возмещает за милю, пройденную вашим личным автомобилем, и максимальное распределение, которое компания предоставляет в день в транзит (если такой колпачок есть).

Если вы готовы пойти дальше в технологическую кроличью нору, Wave — хорошее место для начала. Wave — это мобильное приложение, которое использует камеру вашего смартфона для сканирования квитанций о расходах прямо в приложение.Вы также можете импортировать выписки со своего банковского счета или кредитной карты в Wave и выбрать релевантные покупки. Организуйте свои бизнес-расходы любым способом и экспортируйте их в свою бухгалтерскую программу.

Wave проста в использовании и бесплатна для частных лиц и малого бизнеса. Вы будете платить за Wave только в том случае, если попробуете их услуги по оплате счетов или налогообложению заработной платы.

Expensify — еще один надежный вариант. Это платное приложение с гораздо большим количеством наворотов, но вы можете обнаружить, что оно того стоит.С Expensify вы также сканируете свои квитанции или импортируете их со своих банковских счетов, но вы можете мгновенно создавать и отправлять отчет о коммерческих расходах в самом приложении. Приложение также автоматически классифицирует ваши расходы и экспортирует их в выбранную вами бухгалтерскую программу.

Еще одна полезная функция — Expensify может регистрировать пройденные вами мили через GPS вашего телефона и создавать отчет о пробеге на основе этих данных. И это приложение никуда не денется. Expensify предлагает недорогие планы для частных лиц и малого бизнеса, начиная с 4 долларов.99 в месяц или на пользователя — в зависимости от выбранного вами уровня обслуживания.

Однако помните, что такие приложения, как Wave и Expensify, хранят ваши записи в облаке, что создает потенциальный риск кибербезопасности. Если вас беспокоит цифровая безопасность, перейдите по следующей ссылке, чтобы узнать, как защитить себя и свой бизнес в Интернете с помощью нашего подробного вводного руководства по этой теме.

Итоги отчетов о расходах для малого бизнеса

Создание и хранение отчетов о расходах может показаться утомительным, особенно если ваше предприятие все еще находится на начальной стадии.Однако помните, что такие записи облегчат составление бюджета и расчет ваших налоговых обязательств.

Бенджамин Франклин сказал об этом лучше всего: «Остерегайтесь небольших расходов. Небольшая утечка потопит большой корабль ». Бизнес, который отслеживает все свои расходы — независимо от размера компании или затрат — может использовать эти знания для разумного распределения своих ресурсов и лучше подготовлен к любым штормам, с которыми он может столкнуться.

Понимание того, как создать отчет о расходах за 9 шагов

Ведение бизнеса может привести к дополнительным расходам.От поездок до еды и транспортировки сотрудники могут в мгновение ока увеличить расходы компании.

Чтобы деньги, потраченные на эти расходы, соответствовали вашей политике возмещения расходов, вам понадобится система для их отслеживания.

Введите отчет о расходах.

Отчет о расходах отслеживает все расходы, понесенные владельцами или сотрудниками бизнеса, связанные с поездками, питанием, обучением, транспортировкой и другими непредвиденными расходами, связанными с деятельностью предприятия.

Отчеты о расходах заполняются на регулярной основе, обычно ежемесячно, и отправляются в отдел финансов и бухгалтерского учета компании для утверждения и возмещения расходов.

Итак, если вы являетесь сотрудником и потратили деньги на перелет, гостиницу, еду или другие расходы в деловых целях, вам нужно будет отслеживать эти расходы и обосновывать их, чтобы получить компенсацию.

Отчет о расходах обычно содержит следующую информацию, которую вам необходимо предоставить:

1. Название, отдел и контактная информация

Прежде всего, для любого отчета о расходах необходимо указать имя и контактную информацию сотрудника, которому требуется возмещение.Вашему работодателю необходимо будет знать, в каком отделе вы находитесь, чтобы добавить контекст к целям ваших расходов, а также организовать все расходы, которые поступают в систему от разных сотрудников по отделам.

2. Перечень наименований расходов

Вам нужно будет перечислить все расходы по поездке с разбивкой по статьям. В вашем отчете о расходах из вашей последней командировки просто «расходы на питание» в размере одной большой суммы не сократят его. Вам нужно будет разбить свои расходы по статьям, назвав каждую стоимость так, чтобы они были различимы и давали контекст для суммы, к которой они привязаны.

3. Дата покупки для каждой позиции

Чтобы помочь с отслеживанием каждого расхода, включая дату покупки для каждой позиции в отчете, является необходимым компонентом любого списка расходов. В отчетах о командировках на несколько дней, включая даты рядом с каждым из ваших командировочных расходов, особенно полезно убедиться, что все командировочные расходы представлены в упорядоченном виде, чтобы лицам, отвечающим за утверждение и возмещение, было легко разобраться. .

4. Квитанции

Часто, особенно в случае крупных расходов или более строгой политики возмещения расходов, вам необходимо приложить квитанции к детализированным расходам, чтобы подтвердить, что потраченная сумма верна. Сфотографировать каждый чек, который вы приобретаете во время путешествия, — это отличная привычка. Ваши цифровые копии могут иметь важное значение для утверждения и возмещения ваших расходов, в зависимости от политики вашей компании. Всегда убедитесь, что у вас есть подтверждение транзакции, по крайней мере, изображение квитанции, чтобы вы могли загрузить его в онлайн-отчет о расходах или показать своему руководителю при необходимости.

5. Всего израсходовано

Отчет о расходах должен включать общую сумму, потраченную на все статьи, которые он содержит. Обычно программное обеспечение для управления расходами должно делать это автоматически. Если ваше программное обеспечение или формат отчета о расходах не суммирует ваши общие расходы автоматически, просто добавьте его под всеми отдельными затратами, которые вы указали в своем отчете.

6. Назначение расхода

У каждого расхода должна быть цель, отличная от названия расхода.Например, все расходы, связанные с поездкой на маркетинговую конференцию в Сан-Франциско, могут иметь цель «Маркетинговая конференция SF 2019». Включение цели для каждого детализированного расхода помогает определить коммерческую ценность ваших транзакций, чтобы вы могли получить компенсацию.

7. Фактическая стоимость товара (без учета скидок)

При перечислении стоимости каждой отдельной статьи рядом с названием расходов и назначением расходов убедитесь, что именно эта сумма должна быть отнесена на счет компании.Например, если вы приобрели рейс с кредитом, который вы получили от авиакомпании из-за задержки предыдущего рейса, который также был забронирован на деньги компании, вам не следует возмещать полную стоимость проезда следующего рейса, а только его часть. от стоимости, которая была оплачена без этого кредита.

8. Требуемая сумма погашения

В вашем отчете должна быть указана общая сумма возмещенных расходов, которые вы хотите получить от своей компании. Это дает понять команде, ответственной за утверждение и возмещение вашего отчета, что вы ожидаете получить от его подачи, что делает процесс максимально эффективным.

СОВЕТ: Возмещаете ли вы несанкционированные платежи? Управляйте расходами сотрудников с помощью G2 Track. Интеграция с Quickbooks, программным обеспечением для отслеживания расходов и счетами бизнес-кредитных карт обеспечивает прозрачность расходов, экономя ваше время и деньги.

9. Место для допуска

Конечно, внизу будет место для менеджеров или сотрудников отдела кредиторской задолженности, чтобы они могли подписать подтверждение ваших расходов на возмещение.Как правило, после утверждения вашего отчета вам может потребоваться от одной до двух недель для возмещения ваших расходов.

Начните свой путь к возмещению

Заполнение всей этой информации в отчете о расходах не должно быть проблемой, если вы отслеживаете свои бизнес-расходы. Если все будет перечислено в упорядоченном виде, вы будете на пути к одобрению и возмещению от вашей компании наиболее эффективным способом.

Ознакомьтесь с двумя другими отчетами о малом бизнесе, которые вам понадобятся, чтобы стать лучшим владельцем и принимать решения.

Отчетность по расходам | Образец и как создать политику отчетности по расходам

Если у вас есть сотрудники, отчеты о расходах — важная часть вашего бухгалтерского процесса. Отчеты о расходах обеспечивают гибкость и упрощают работу сотрудников. Чтобы сэкономить время и деньги вашего бизнеса, создайте политику отчета о расходах.

Что такое отчет о расходах?

Отчеты о расходах используются для отслеживания покупок, которые сотрудники делают для вашего бизнеса.Как только сотрудник совершит покупку, он должен заполнить отчет о коммерческих расходах и предоставить его вам. Общие коммерческие расходы в отчете о расходах включают:

  • Дорожные расходы
  • Расходные материалы и инструменты
  • Развлечения и питание для клиентов

Сотрудники не несут ответственности за оплату ваших коммерческих расходов из собственного кармана. Когда сотрудник совершает деловую покупку, например, деловую поездку или развлечения, выплачивает возмещение или предоставляет аванс.

При получении возмещения сотрудник использует свои деньги для совершения покупки, а вы возвращаете им деньги. С авансом вы даете сотруднику деньги. Затем они совершают покупку. Аванс вычитается из суммы покупки в отчете о расходах.

Покупки, сделанные по отчетам о расходах, являются коммерческими расходами, а не частью фонда заработной платы. Облагаются ли возмещаемые расходы налогом? Вы не удерживаете и не платите налоги на заработную плату в связи с возмещением расходов сотрудникам. Вы платите сумму возмещения сотруднику и записываете ее как коммерческие расходы в своих бухгалтерских книгах.

Стандартного способа заполнения отчета о коммерческих расходах не существует. Вы можете настроить отчет в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Но вы должны включить следующую информацию для точного отслеживания расходов малого бизнеса и возмещения расходов:

  • Дата совершения покупки
  • Характер расходов (закупленные)
  • Сумма покупки
  • Детализированные расходы (сколько стоят отдельные позиции)
  • Вычитание авансов
  • Общая сумма возмещения

Вы можете предоставить сотрудникам форму или шаблон для отправки.Сотрудники могут заполнять сводку расходов на бумаге или в Интернете.

Шаблон отчета о расходах

Использование стандартной формы упрощает возмещение расходов для вас и ваших сотрудников. Попробуйте этот пример отчета о расходах для своего малого бизнеса.

Настройка политики отчетов о расходах

Чтобы оставаться точным и соответствовать требованиям, создайте политику отчетов о коммерческих расходах. При запросе компенсации сотрудники должны соблюдать процедуры, указанные в политике. Политика должна содержать следующую информацию:

  • Расчет расходов
  • Временной интервал
  • Предварительное одобрение
  • Подтверждающие документы

Упростите выплату компенсаций для сотрудников и для себя.Сложная система тратит время и снижает производительность вашего бизнеса. Избегайте головной боли и ошибок с помощью простого и оптимизированного процесса отчетности о расходах. Включите в свою политику следующие разделы.

Нормы расходов

В руководстве по расходам указано, какие покупки вы возместите и не возместите. И это объясняет ситуации, когда необходимо возмещение сотрудникам.

Раздел с указаниями по расходам дает четкое представление о том, что подлежит возмещению.Например, вы можете потребовать от сотрудников выбрать самый дешевый вариант поездки. Или вы можете сказать, что не будете возмещать сотрудникам алкогольные напитки.

Нет необходимости перечислять все предметы, за которые сотрудники могут и не могут получить компенсацию. Но вы должны указать основные ограничения и подробную информацию о том, что вы готовы выплатить.

Временной интервал

Временной интервал показывает, как скоро сотрудники должны сдать отчеты о расходах. Кроме того, в нем объясняется, как скоро вы возместите сотрудникам расходы после того, как они представят отчеты.

Для эффективного процесса возмещения продолжайте составлять отчеты о расходах. Чем быстрее вы получите отчеты, тем более здоровым будет денежный поток вашего малого бизнеса. И сотрудники хотят быстро получить компенсацию. Включите разумные сроки в свою политику, чтобы убедиться, что все находятся на одной странице.

Предварительная аттестация

При больших расходах попросите сотрудников запросить ваше разрешение перед покупкой товаров. Таким образом, вы сможете отслеживать выплаты и следить за тем, чтобы сотрудники не тратили слишком много средств.Например, вы можете утвердить сумму билета на самолет, поскольку они, как правило, дороги. Попросите сотрудников приложить утверждения к своим отчетам о расходах.

Сопроводительные документы

Для успешной системы отчетности о расходах ключом к успеху являются хорошие записи. Сотрудники должны сохранять подтверждающие документы для покупок, такие как бизнес-квитанции и счета-фактуры.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *